10.11.2025 | Für Unternehmer

Vorlagepflicht von E-Mails im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen

Der Bundesfinanzhof hat entschieden: E-Mails mit steuerlichem Bezug sind wie klassische Geschäftsbriefe aufzubewahren und können im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung vom Finanzamt angefordert werden. Auch digitale Unterlagen zu Konzernverrechnungspreisen fallen unter die Aufbewahrungspflicht.
Das Finanzamt darf jedoch kein sogenanntes „Gesamtjournal“ aller E-Mails verlangen, sondern muss konkret angeben, welche E-Mails aus welchem Zeitraum oder zu welchen Vorgängen benötigt werden.
Nur E-Mails mit einem steuerlichen Bezug dürfen von der Finanzverwaltung angefordert werden. Bei einem Gesamtjournal ist eben diese Voraussetzung nicht erfüllt.
Quelle: BFH-Beschluss vom 30. April 2025 (Aktenzeichen XI R 15/23)